Rotary Danmarks Kommunikationsportal
Den overordnede administration varetages af RD. Den løbende videreudvikling og administration
varetages af et af RD nedsat ITudvalg, som består af en, en repræsentant fra RD, en repræsentant fra RDU, landswebmaster, landssekretær samt en District Internet Communication Officer (DICO) fra hvert distrikt.
Portalen indeholder en sektion kun for medlemmer, og her er registreret medlemsoplysninger,
klub-, AG-, distrikts- og landsoplysninger. Endvidere findes her også mødekalender for klubber, AG-områder, distrikter, land samt diverse udvalg.
Den offentligt tilgængelige del af portalen indeholder nyheder om projekter, arrangementer m.m. samt generelle oplysninger om, hvad Rotary er, og hvilke mærkesager Rotaryklubberne i Danmark arbejder med. Distrikterne har selvstændige sider med nyheder fra distriktet. Ligeledes er det muligt
for alle klubber at oprette og vedligeholde egne hjemmesider.
Hovedformålet med portalen er at forenkle og effektivisere kommunikationen mellem rotarianere i Danmark.
Det påhviler samtidig alle klubber at sørge for en anden kommunikation end email/internet til de medlemmer, som ikke har denne mulighed. Det er væsentligt, at ingen medlemmer må føle sig udenfor.
www.rotary.dk
Systemet har gennem årene gennemgået store forandringer på mange måder. Portalen indeholder bl.a. et modul for klub- og distriktsregnskaber, SMS-modul til påmindelser, forbedret dokumenthåndtering, egne hjemmesider for klubber, internt meddelelsessystem, blogs, fotogallerier etc. Portalen er udviklet med responsivt design, hviket betyder, at den kan tilgås både via PC, tablet
og smartphones.
AG’erne har deres eget ”minidistrikt”, således at de har et område, hvor deres klubber er samlet og hvor de kan oprettte møder, uploade dokumenter, m.m.
Rotaractklubberne er flyttet ud i de distrikter, hvor de geografisk hører hjemme.
DICO og CICO
RI har indført 2 titler, District Internet Communication Officer (DICO) og Club Internet Communication Officer (CICO). DICO er distriktets bindeled mellem CICO’erne og distriktet, guvernøren samt Rotary Danmarks Kommunikationsudvalg.
Gennem dette netværk informerer DICO om nyheder og ændringer på rotary.dk og assisterer
CICO’erne.
CICO har til opgave at bistå klubbens medlemmer med rotary.dk, motivere til brugen af e-mail og internet som effektivt kommunikationsmiddel, samt at formidle information fra DICO. CICO skal endvidere understøtte præsidenten med at få udarbejdet en intern opgavefordeling, der blandt andet sikrer, at også medlemmer uden e-mail holdes fuldt orienteret.
Medlemsprofilen
I medlemsprofilen skal de enkelte medlemmer selv indlægge et portrætbillede og ajourføre
deres oplysninger såsom adresse, telefon og e-mail. De medlemmer, der ikke selv har mulighed for at udføre dette, kan få hjælp af sekretær eller CICO.
Medlemsprofilen skal altid være ajourført, fordi adressen eller mail danner grundlag for udsendelse af Rotary Norden 8 gange om året. Ligeledes er alle personoplysninger i medlemsbogen hentet direkte fra medlemsprofilen den 30. april. Da det som nævnt er de enkelte medlemmers opgave at ajourføre egne oplysninger, bliver der ikke udsendt korrektur inden trykningen.
Hvis en klub har vedtaget, at man vil acceptere elektronisk dataoverførsel til og fra Rotary Internationals medlemsdatabase, vil ændringer i Rotary databasen automatisk blive udvekslet med Rotary International. Kun rotary-relevante data udveksles.
Klubben
Klubbens oplysninger ajourføres af sekretær - evt. med hjælp fra klubbens CICO.
På klubniveau indeholder rotary.dk generelle oplysninger om klubben, herunder om klubbens alder, kontaktpersoner, mødested og -tid samt venskabsklubber.
Rotary.dk indeholder tillige oplysninger om nuværende, kommende og tidligere bestyrelser med udvalgsformænd.
Der er endvidere en mødekalender med tidligere og kommende møder, kort beskrivelse af mødernes indhold m.v.. Hver mødeoversigt indeholder en medlemsliste, hvor medlemmerne kan melde afbud direkte på rotary.dk og tilmelde gæster. Listerne danner grundlag for månedens mødestatistik, som kan anvendes af distriktsguvernørerne.
Alle klubber bør oprette udvalg og udvalgsmøder på rotary.dk, således at møder, dagsorden og referat bliver tilgængelige for medlemmerne.
Hver klub har desuden sit eget dokumenthåndteringssystem, således at dokumenter med interesse for alle klubbens medlemmer kan arkiveres på rotary.dk. Det kan f.eks. være vedtægter, funktionsbeskrivelser, handlingsplaner etc. Dokumenter kan låses, således at det kun er ejeren af dokumentet samt inviterede medlemmer, der kan læse dokumentet.
Alle kluboplysninger i medlemsbogen~er som for medlemmer hentet direkte fra rotary.dk pr. 30. april hvert år. Da det er de enkelte klubbers opgave at ajourføre egne oplysninger, bliver der ikke udsendt korrektur inden medlemsbogen trykkes.
AG-områder
På AG-niveau kan hver enkelt distrikts AG’ere ses. Her oprettes møder i AG-områderne og udvalg, hvor medlemmerne kan melde fra osv., ligesom på klubniveau. Alle AG-møder bør fremgå af mødekalenderen, således at medlemmerne kan se dagsorden og referat.
Principielt findes de samme funktioner på AG-niveau, som findes på klubniveau.
Distriktet
På distriktsniveau kan distrikternes ledelser ses. Her oprettes møder i distriktsråd og udvalg, hvor medlemmerne kan melde fra osv., ligesom på klubniveau. Alle distriktsmøder bør fremgå af mødekalenderen, således at medlemmerne kan se dagsorden og referat. Tilsvarende gælder andre distriktsmøder, f.eks. PETS, instruktionsmøder og distriktskonferencer.
På distrikternes sider kan man endvidere se guvernørernes månedsbreve og klubbernes ugebreve.
Principielt findes de samme funktioner på distriktsniveau, som findes på klubniveau.