Uddrag af RIs Grundlov (Constitution) og vedtægter (Bylaws) med relevans for distriktet
Artikel 10
Council on Legislation (COL) - Grundlov for RI
Sektion 1 - Formål
COL er RI’s lovgivende forsamling.
Sektion 2 - Tid og sted
COL afholdes hvert 3. år i april, maj eller juni, dog helst i april. Bestyrelsen bestemmer dato og sted for mødet, forudsat at mødet afholdes i nærheden af RI-hovedkvarteret med undtagelse af overbevisende økonomiske eller andre grunde, som er bestemt med to tredjedels stemmer.
Sektion 3 - Procedurer
COL skal behandle alle korrekt indsendte lovforslag lovforslag og dens handlinger må kun underkastes handlinger fra klubber som fastlagt i RI’s vedtægter.
Sektion 4 – Medlemskab
Medlemsskabet af rådet skal være som fastsat i vedtægterne.
Sektion 5 - Ekstraordinært møde for vedtagelse af lovgivning
Bestyrelsen kan med 90 procent af stemmerne i hele bestyrelsen indkalde til et ekstraordinært møde i rådet om lovgivning. Bestyrelsen vil bestemme tid og sted for mødet og specificere dens formål. Mødet kan kun behandle og tage action på love, der er foreslået af bestyrelsen. Lovforslag, der skal behandles på mødet, er ikke underlagt frister for indsendelse og procedurer andetsteds
i RI’s forfatningsmæssige dokumenter, bortset fra at disse procedurer skal følges i det omfang, tiden tillader det. Eventuelle beslutninger fra mødet underkastes derefter klubbernes beslutning jf. sektion 3 i denne artikel.
Artikel 7
Council on Legislation (COL) – Vedtægter for RI
7.010.
Den lovgivende forsamling skal holde øje med vedtægter og holdningsangivelser. Annulleringer
er lovgivning, der søger at ændre de forfatningsmæssige dokumenter. Holdningserklæringer
er lovgivning, der søger at angive RI’s holdning.
7.020.
Forslag til COL kan indsendes af enhver klub, distriktskonference, COL og RI’s bestyrelse. Kun bestyrelsen kan foreslå holdningserklæringer. Bestyrelsen foreslår ikke lovgivning, der vedrører TRF uden forudgående aftale med TRF-administration.
7.030.
Forslag fra en klub skal godkendes på en distriktskonference eller – hvis tiden ikke tillader dette – ved brevafstemning, som initieres af guvernøren. Distrikter bør ikke foreslå eller godkende mere end fem forslag pr. COL.
7.040.
Alle lovforslag skal indeholde en formålsog konsekvenserklæring, ikke længere end 300 ord, der identificerer det problem, lovgivningen behandler, og forklarer, hvordan lovgivningen løser det.
7.050.
Deadline for indsendelse af lovforslag til RI’s generalsekretær er 31. december i Rotaryåret før Rotaryåret med COL. Bestyrelsen kan komme med presserende lovforslag frem til 31. december, inden rådet indkaldes.
Artikel 8
Council on Resolutions (COR)
8.010.
COR afholdes årligt via elektronisk kommunikation.
8.030.
Resolutioner kan fremsættes af en klub, distriktskonference eller RI’s bestyrelse.
8.040.
Forslag fra en klub skal godkendes på en distriktskonference eller – hvis tiden ikke
tillader dette – ved brevafstemning, som initieres af guvernøren.
8.050.
Council on Resolution (COR) skal som et særligt møde i Council on Legislation (COL) respektere og handle efter de til enhver tid gældende love, der er behørigt foreslået af bestyrelsen, som bestyrelsen vurderer at være af presserende karakter.
8.060.
Deadline for indsendelse af resolutioner til RI’s generalsekretær er 30. juni i året før resolutionen
ønskes drøftet på COR. Bestyrelsen kan komme med resolutionsforslag når som helst inden mødet finder sted. Kun bestyrelsen kan foreslå holdningserklæringer. Bestyrelsen foreslår ikke lovgivning, der vedrører TRF uden forudgående aftale med TRF-administration.
8.070.
Rigtigt foreslåede Resolutions og ukorrekte foreslåede Resolutions.
8.070.1
En Resolution er korrekt fremlagt, hvis de er i overensstemmelse med sektion 8.030, 8.040 og 8.060.
8.070.2
En resolution er ukorrekt,
(a) hvis det medfører en aktivitet eller meningsdannelse der er i konflikt med bogstavet eller ånden i de forfatningsmæssige papirer.
(b) hvis det medfører en aktivitet, der involverer administrative og ledelsesmæssige sager for rådet eller TRF bestyrelse.
(c) hvis det medfører noget, der allerede er implementeret af rådet eller TRF bestyrelse.
(d) hvis det ikke er inden for rammerne af RI’s programmer.
8.080.
Gennemgang af resolutions- og lovforslag Bestyrelsen bemyndiger forfatnings- og vedtægtsudvalget at undersøge om alle resolutions- og lovforslag er korrekte og ikke mangelfuld og orienterer forslagsstillere om evntuelle fejl. Udvalget giver et ok til bestyrelsen, hvis resolutions- og lovforslag er korrekt og ikke mangelfuldt.
8.090.
Resolutions- og lovforslag, der ikke er fremsendt til rådet.
Hvis bestyrelsen fastlægger, at resolutionseller lovforslag ikke er behørigt fremlagt eller er mangelfulde, fremsendes de ikke til rådet, og generalsekretæren underretter forslagsstillere.
8.100
Procedure for lovforslag.
For ethvert lovforslag gælder procedurerne og fristerne i underafsnit 7.090.3.2 til
7.090.4.
Artikel 9 Rådets sammensætning og procedurer
9.010.
RI-repræsentanterne er stemmeberettigede til Council on Legislation og Council on Resolution. I hvert distrikt vælges en repræsentant af klubberne i henhold til stk. 9.050, 9.060, og 9.070.
9.020. RI-repræsentanternes kvalifikationer Hver repræsentant skal
(a) være medlem af en klub i distriktet han repræsenterer.
(b) Have fungeret i en hel periode som RIofficer på tidspunktet for valg. Hvis ingen er kvalificeret, og RI-præsidenten er enig, kan en rotarianer, som har fungeret i mindre end en fuld periode som guvernør eller guvernør elect, blive valgt.
(c) Forstå og være kvalificeret, villig og i stand til at leve op til RI-repræsentantens pligter og ansvar.
9.020.1 Ikke stemmeberettigede
Fuldtidsansatte, lønnede medarbejdere af RI, distrikter eller klubber kan ikke deltage som stemmeberettigede medlemmer af rådene.
9.030. Pligter for repræsentanter til councils
Det er en repræsentants pligt:
(a) at assistere klubberne med udarbejdelsen af deres forslag til council
(b) at diskutere lovforslag ved distriktskonferencen eller lignende møder
(c) at skaffe sig viden om indstillingen hos rotarianerne i distriktet
(d) at forholde sig kritisk til de lovforslag, der forelægges på council og effektivt kommunikere sine synspunkter på council
(e) at optræde som en objektiv lovgiver for RI
(f) at deltage i Council on Legislation i hele dets udstrækning
(g) at deltage i Council on Resolutions og
(h) delagtiggøre distriktets klubber i drøftelserne og resultaterne fra møderne i council.
9.040. Betingelser for RI-repræsentanter.
En RI-repræsentant fungerer i 3 år og starter 1. juli i året efter at være blevet valgt. Hver repræsentant fungerer i en 3 års-periode, eller frem til at en afløser er valgt og godkendt.
9.050. Valg af RI-repræsentant med nomineringskomite
Repræsentanten og en stedfortræder for repræsentanten kan vælges af en nomineringskomité,
ref. 12.030, hvor det ikke er i konflikt med dette afsnit. Hvis et distrikt ikke vedtager en metode til
udvælgelse af medlemmer af en valgkomité, skal nomineringskomiteen være sammensat af alle tidligere guvernører, der er medlemmer af en klub i det distrikt og er villige og i stand til at påtage sig gerningen. Kandidater til council må ikke være medlemmer af nomineringskommiteen. RI-repræsentanten skal være valgt 30. juni, 2 år før council.
9.060. Valg af RI-repræsentant på distriktskonferencen
9.060.1 Valg
Hvis distriktet ikke bruger valgkomiteens procedure, kan det vælge repræsentanten og suppleanten på den årlige distriktskonference. Valget finder sted senest 30. juni i det år, der ligger to år inden council.
9.060.2 Nominering
En klub i distriktet kan nominere et kvalificeret medlem af klubben til repræsentant på council, når medlemmet har tilkendegivet viljen og evnen til at påtage sig hvervet. Klubben attesterer denne nominering med præsidentens og sekretærens underskrifter. Nomineringen sendes til distriktsguvernøren, der forelægger den for klubbernes valgmænd på distriktskonferencen. Hver tilstedeværende valgmand har én stemme ved valget af repræsentanten.
9.060.3. Én kandidat til RI-repræsentant
Hvis kun én kandidat er nomineret, kræves ingen afstemning. I så fald erklærer distriktsguvernøren
den nominerede kandidat for at være repræsentant på council.
9.060.3. Valg af RI-repræsentant og suppleant
Den kandidat, der får et flertal af de afgivne stemmer, er distriktets repræsentant på council. Den kandidat, der får det næsthøjeste antal stemmer, er stedfortræder, men træder kun til, hvis repræsentanten ikke er i stand til at deltage. Valgproceduren sektion 12.050 og 12.050.1 skal følges.
9.070. Valg af RI-repræsentant ved brevafstemning
9.070.1. Autorisation til brevafstemning
The Board kan bemyndige et distrikt til at udpege sin repræsentant og stedfortræder ved afstemning pr. brev. Alternativt kan en flertalsbeslutning af valgmænd, der er til stede på en distriktskonference, stemme for at vælge repræsentanten og alternativet ved en klubafstemning. Hvis det er godkendt på en distriktskonference, skal klubafstemningen gennemføres i måneden efter distriktskonferencen.
9.070.2 Nominering
Guvernøren sender en officiel indkaldelse af nomineringer til RI-repræsentant til klubberne i distriktet. Klubpræsidenten og sekretæren sender bekræftede nomineringer til guvernøren. Hvis klubben, der nominerer en kandidat, ikke er kandidatklubben, bekræfter kandidatens klubpræsident og sekretær også nomineringen til guvernøren. Alle nomineringer skal være modtaget på tidspunktet fastlagt af guvernøren.
9.070.3 Valg ved brevafstemning
Distriktsguvernøren udsender en stemmeseddel til hver klub med navne i alfabetisk rækkefølge på de kvalificerede kandidater, som således er nomineret. De kandidater, hvis skriftlige anmodning om at blive slettet af listen er modtaget senest på en af guvernøren fastsat dato, skal være undtaget fra
afstemningen. Antallet af stemmer for hver klub er beskrevet i sektion 15.050.1. Guvernøren
kan nedsætte et udvalg til at gennemføre klubbens afstemning.
9.080. Rapportering og offentliggørelse af navne til generalsekretær
9.080.1 Guvernøren skal rapportere navnene på RI-repræsentant og stedfortræder til generalsekretæren umiddelbart efter deres valg.
9.080.2 Offentliggørelse af repræsentanter til council
Senest 30 dage før et council indkaldes, skal generalsekretæren offentliggøre navnene til hver RI-repræsentant på samtlige RI-repræsentanter.
9.090. Repræsentant eller stedfortræder, der ikke kan deltage
Hvis en repræsentant er forhindret i at deltage, bliver stedfortræderen den nye repræsentant. Hvis stedfortræderen heller ikke kan deltage eller ingen var valgt, skal guvernøren vælge et kvalificeret klubmedlem i distriktet som ny repræsentant.
9.100. Legitimitet
Generalsekretæren skal attesterer repræsentanternes legitimationsoplysninger for COL.
9.110. Council Officers
COL Officers består af: Formand, næstformand, parlamentarikerne og sekretæren. Formand, næstformand og parlamentarikerne skal vælges af den indkomne præsident i året umiddelbart inden Council on Legislation og er gældende tre år eller ind til en afløser er valgt. Generalsekretæren skal offentliggøre deres navne til alle klubber. Formanden og næstformanden har ikke stemmeret, undtagen når der er stemmelighed, hvor de kan stemme for at opnå en afklaring.
9.110.1. Chair
Formanden er formand for rådet og har de opgaver, der er specificeret i vedtægterne, forretningsordenen og dem, der vedrører administrationen.
9.110.2.
Næstformanden træder til, når ønsket af formanden eller på anden måde, når det kræves.
9.110.3. Parlamentarikerne
Parlamentarikerne rådgiver formanden og rådet i sager, hvor det drejer sig om parlamentariske
procedurer.
9.110.4 Sekretær
Generalsekretæren er rådets sekretær med præsidentens godkendelse til at udpege en
substitut som sekretær.
9.110.5. Forfatnings- og vedtægtsudvalg
(Constitution and Bylaws committee.)
Medlemmerne af forfatnings- og vedtægtsudvalget har ikke stemmeret i rådet. Rådets formand tildeler hvert medlem områder af lovgivning og beslutninger til undersøgelse for at informere rådene om deres formål, baggrund og virkning.
Artikel 14
Nominering og valg af guvernør
Der henvises til den originale tekst i MOP 2019 side 40 og følgende.
Artikel 15
Distrikter
15.020.
President elect Training Seminar (PETS). Der afholdes et årligt PETS-møde med det formål at orientere og uddanne distriktets præsident electer, således som det er bestemt af Rotary Internationals bestyrelse. Mødet bør afholdes i februar eller marts. Den indkommende guvernør er ansvarlig for mødet.
15.030.
Instruktionsmøde.
Et instruktionsmøde skal afholdes én gang om året, gerne i marts, april eller maj måned eller evt. tidligere. Målsætningen med instruktionsmødet er at give Rotarys klubledere de nødvendige forudsætninger for, motivation og viden til:
- at kunne motivere og styrke klubbens medlemsbase
- at gennemføre projekter med succes, der imødekommer samfundets behov inklusive lokalsamfund i andre lande
- at kunne støtte The Rotary Foundation både gennem programdeltagelse og finansielle bidrag Særligt indbudte til mødet er de indkommende præsidenter og klubmedlemmer, som de indkommende præsidenter har udpeget til ledende poster i det kommende år. Mødet tilrettelægges og ledes af den indkommende guvernør.
15.040.
Distriktskonference og Årsmøde
15.040.1
Tid og sted.
Der afholdes distriktskonference for rotarianere i hvert distrikt årligt på det tidspunkt og sted, som er aftalt af guvernøren og præsidenterne for et flertal af klubberne i distriktet. Konferencens datoer må ikke konflikte med instruktionsmødet, det internationale instruktionsmøde for kommende guvernører
eller Rotary Internationals Convention. Rotary International kan give tilladelse til, at to eller flere distrikter holder deres konferencer sammen. Distriktet holder sit årsmøde på et tidspunkt og et sted fastsat af guvernøren og indkaldt med 21 dages varsel til alle klubber i distriktet.
15.040.3
Distriktskonferencens og årsmødets funktioner. En distriktskonference og årsmødet skal vedtage henstillinger med betydning for distriktet, forudsat at sådanne tiltag er i overensstemmelse med Rotary Internationals forfatning og vedtægter samt er i overensstemmelse med ånden og principperne i Rotary. Distriktskonferencen og årsmødet behandler alle fremlagte forslag og spørgsmål forelagt til behandling af distriktsledelsen og kan tage beslutninger herom.
15.040.5
Rapportering fra distriktskonferencen
Guvernøren eller konferencens dirigent skal sammen med sekretæren forberede og udarbejde en skriftlig rapport iht. konferenceprotokollen inden for 30 dage efter afholdelsen af konferencen. Rapporten skal gøres tilgængelig på distriktets hjemmeside.
15.050.
Stemmeafgivning på distriktskonferencen og årsmødet
15.050.1
Valgmænd.
Hver klub i distriktet udpeger, attesterer og sender mindst én valgmand til den årlige distriktskonference og til årsmødet. Enhver klub med flere end 25 medlemmer har ret til
yderligere én valgmand for hver yderligere 25 – eller mere end halvdelen heraf – af dens medlemmer. Det betyder, at en klub med op til 37 medlemmer har én valgmand. En klub med 38 til og med 62 medlemmer har 2 valgmænd, og en klub med 63 til og med 87 medlemmer har 3 valgmænd og så fremdeles. Medlemstallet bestemmes af antallet af medlemmer ved den seneste halvårlige kontingentbetaling forud for konferencens afholdelse. Dog har hver klub, hvis medlemskab af RI er blevet suspenderet af RI’s bestyrelse, ingen ret til valgmænd. Valgmanden
skal være medlem af klubben. En valgmand skal være til stede på konferencen eller til årsmødet for at kunne stemme.
15.050.2
Afstemning på konferencen og årsmødet.
Ethvert medlem, som opfylder alle krav om medlemskab af en klub i distriktet, og som er til stede ved konferencen eller årsmødet, kan stemme om alle sager, der forelægges til afstemning.
Dog ikke følgende:
(a) valg af guvernør nominee
(b) valg af medlem og suppleant til nomineringskomiteen for director
(c) valg af distriktsguvernør
(d) valg af distriktets repræsentant og suppleant til Council on Legislation og Council on Resolutions.
(e) medlemskontingenter
Enhver deltager har imidlertid ret til at forlange afstemning om et hvilket som helst emne forelagt konferencen eller årsmødet. I sådanne tilfælde kan dog kun valgmænd stemme.
Ved valg af guvernør nominee, valg af medlem og suppleant til nomineringskomiteen for RI-director, valg af sammensætning af nomineringskomiteen eller repræsentant og suppleant til Council on Legislation skal alle stemmer fra en klub med flere valgmænd gå til samme kandidat. I tilfælde af valg med flere kandidater skal prioriteringen være ens for de stemmeberettigede fra den samme
klub.
15.060.
Distriktets finanser.
15.060.1.
Distriktets kasse.
Hvert distrikt kan oprette en kasse, kaldet „Distriktskassen“, til at finansiere distriktsstøttede projekter, administration og udvikling af Rotary i distriktet. Oprettelsen skal vedtages på en distriktskonference. Ingen, som misligholder de finansielle krav, herunder mangelfuld administration af distriktskassen, eller som misligholder bestemmelserne i 15.060.4, kan beklæde nogen RI- eller distriktspost, før de finansielle uregelmæssigheder er bragt af vejen i distriktet.
15.060.2.
Godkendelse af kontingent
Distriktskassen finansieres af alle distriktets klubber gennem et kontingent pr.medlem i klubberne. Størrelsen af kontingentet pr. medlem vedtages på
a) distriktskonferencen ved et flertal af de tilstedeværende valgmænd, der afgiver deres stemme
eller
b) på instruktionsmødet eller PETS af ¾ af de indkommende klubpræsidenter, inklusive enhver repræsentant nævnt under artikel 11, sektion 5c af Grundlov for Rotaryklubber.
15.060.3.
Betaling af kontingent.
Kontingentet er obligatorisk for alle klubber i distriktet. Guvernøren indberetter til RI’s bestyrelse enhver klub, som er i mere end 6 måneders restance. RI’s bestyrelse suspenderer enhver form for tjeneste fra RI over for den efterladende klub, så længe betalingen udebliver.
15.060.4.
Årsregnskab og rapport om distriktets finanser.
Efter at have virket som guvernør et år skal IPDG til hver klub fremsende et uafhængigt revideret årsregnskab og status for distriktets finanser. IPDG må have sendt det reviderede regnskab og statusrapporten om distriktets finanser til drøftelse og vedtagelse på et møde i distriktet, til hvilket alle klubber er berettiget til at sende en repræsentant. Materialet skal være fremsendt til klubberne
senest 30 dage før mødet.
Alternativt, efter at have virket som guvernør i et år, kan IPDG få tilladelse til af guvernøren at gennemføre en klubafstemning for godkendelse af regnskab og statusrapport. Regnskabet og statusrapporten skal fremsendes til klubberne mindst 30 dage før afstemningen i klubben. Guvernøren skal iværksætte den proces inden 30 dage efter at have modtaget anmodningen fra IPDG. Revisionen af årsregnskabet skal være gennemført af enten en kvalificeret revisor eller en revisorkomité.
En revisorkomité skal opfylde følgende:
(a) Have mindst tre medlemmer, der er valgt i overensstemmelse med besluttet procedure i distriktet.
(b) Have mindst én PDG eller regnskabskyndig person.
(c) Må ikke indeholde en nuværende guvernør, kasserer med fuldmagt til distriktets bankkonti eller medlemmer af distriktets finanskomité.
Årsregnskabet og rapporten skal omfatte, men ikke være begrænset til, detaljer om
følgende punkter:
(a) alle kilder til distriktets kapital (RI, The Rotary Foundation, distrikt og klub),
(b) alle midler fra fundraisingaktiviteter modtaget af eller på vegne af distriktet,
(c) grants modtaget af The Rotary Foundation eller midler fra The Rotary Foundation bestemt til brug af distriktet,
(d) alle finansielle transaktioner foretaget af distriktskomiteer,
(e) alle finansielle transaktioner foretaget af guvernøren for eller på vegne af distriktet,
(f) alt forbrug af distriktets kapital, og
(g) alle midler modtaget af guvernøren fra RI.