Jo før du søger, jo bedre - for der er stor rift om pladserne. Mange klubber udvælger allerede deres student i august året før udrejse.
Når du ansøger om et udvekslingsophold, skal du igennem disse steps (læs mere om hver enkelt nedenfor):
- Find og kontakt én eller flere Rotary klubber i dit lokalområde
- Udfyld og fremsend foreløbig ansøgning vedlagt seneste karakterblad fra din skole
- Samtale med klubcounsellor m.fl.
- Udfyld endelig ansøgning (hvis du bliver udvalgt) og vælg ønskede destinationer
- I januar får du besked om modtagerland/-distrikt
Det første du skal gøre er at tage kontakt til den lokale Rotary klub, hvor du bor. Det er en god idé at gå i gang med dette allerede om foråret, året før du ønsker at rejse ud.
Henvendelse til Rotary klubberne skal ske allersenest den 1. september året før du rejser ud, idet der er stor søgning på at blive Rotary udvekslingsstudent. Du skal være forberedt på, at mange klubber længe før denne tidsfrist har valgt en student. De fem danske distrikter har forskellige afleveringsfrister, så kontakt den lokale Rotary klub for at høre, hvornår fristen er i dit område.
Under Rotary i Danmark i topmenuen finder du en oversigt over Rotary distrikter og klubber i Danmark. Det er klubbens counsellor, som du skal kontakte pr. telefon eller e-mail. Klubcounsellor er den person, som tager sig af klubbens udvekslingsstudenter, både dem der rejser ud (outbounds) og dem der kommer hertil (inbounds). Lykkes det dig ikke at få kontakt til klubcounsellor, kan du kontakte distriktscounsellor i dit distrikt - se under Servicefunktioner > Kontakter.
Kontakter du mere end én Rotary klub i dit distrikt, så gør klubberne opmærksomme på det.
Rotary klubben vil sikkert bede dig udfylde en foreløbig ansøgning, som du kan downloade nederst på denne side.
Herefter vil du blive indkaldt til samtale med klubcounsellor og evt. andre fra klubben.
Når klubben har taget endelig beslutning om, at du er den udvekslingsstudent, som de gerne vil sende ud det kommende år, får du tilsendt selve ansøgningsskemaet som elektronisk fil. Skemaet er omfattende, og det er vigtigt, at du er grundig og omhyggelig, når du udfylder det. Du får at vide af klubcounsellor, hvornår du senest skal returnere det til hende/ham.
Når din ansøgning er godkendt af Rotary klubben, sendes den videre til Distriktscounsellor, som efter godkendelse sender den videre til Multi-District Chairman for Danmark. I januar får du besked om, til hvilket Rotary distrikt ude i verden, din ansøgning er sendt. Endelig besked om, præcis hvilken by du kommer til, får du først at vide, når din ansøgning er modtaget og godkendt i den pågældende by.